A.
Formasi Kepegawaian
Formasi
adalah Jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan suatu
satuan organisasi ditetapkan dalam suatu formasi untuk jangka waktu tertentu
berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus dilaksanakan, dengan tujuan
agar unit organisasi itu mampu melaksanakan tugasnya secara berdaya guna,
berhasil guna dan berkelangsungan. Organisasi adalah alat untuk mencapai
tujuan, oleh karena itu organisasi harus selalu disesuaikan dengan perkembangan
tugas pokoknya.
Agar
satuan-satuan organisasi mempunyai jumlah, susunan pangkat dan mutu Pegawai
Negeri Sipil yang cukup sesuai dengan jenis, sifat dan besarnya beban tugas,
maka ditetapkan formasi Pegawai Negeri Sipil
DASAR
HUKUM
a. Undang Undang Nomor 8 tahun 1974 Tentang Pokok Pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang Undang Nomor 43 Tahun 1999
b. Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil Juncto Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 .
c. Keputusan Kepala BKN Nomor 09 Tahun 2001 Tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil
a. Undang Undang Nomor 8 tahun 1974 Tentang Pokok Pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang Undang Nomor 43 Tahun 1999
b. Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil Juncto Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 .
c. Keputusan Kepala BKN Nomor 09 Tahun 2001 Tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil
B. Pengadaan Pegawai
Diperlukan waktu : 3 bulan (Sejak
Pengumuman)
Definisi Pengadaan Pegawai :
Kegiatan untuk mengisi formasi yang lowong. Pada umumnya formasi yang lowong disebabkan adanya PNS yang berhenti, pensiun, meninggal dunia atau adanya perluasan organisasi yang kemudian ditetapkan dalam keputusan Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara. Pengadaan pegawai disusun berdasarkan kebutuhan, baik dalam arti jumlah maupun kompetensi jabatan yang diperlukan dan setiap WNI mempunyai kesempatan yang sama tanpa membedakan jenis kelamin, suku, agama, ras, golongan atau daerah untuk melamar menjadi CPNS setelah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.
Kegiatan untuk mengisi formasi yang lowong. Pada umumnya formasi yang lowong disebabkan adanya PNS yang berhenti, pensiun, meninggal dunia atau adanya perluasan organisasi yang kemudian ditetapkan dalam keputusan Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara. Pengadaan pegawai disusun berdasarkan kebutuhan, baik dalam arti jumlah maupun kompetensi jabatan yang diperlukan dan setiap WNI mempunyai kesempatan yang sama tanpa membedakan jenis kelamin, suku, agama, ras, golongan atau daerah untuk melamar menjadi CPNS setelah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.
|
A.
|
Persyaratan
dan kelengkapan berkas yang harus dipenuhi pelamar
|
||
|
|
1.
|
Warga
Negara Indonesia
|
|
|
|
2.
|
Berusia
serendah-rendahnya 18 tahun dan setinggi-tingginya 35 tahun pada saat
diangkat sebagai CPNS,
|
|
|
|
|
Catatan
:
|
|
|
|
|
Pengangkatan
sebagai CPNS dapat dilakukan bagi mereka yang melebihi usia 35 tahun
khususnya bagi Tenaga Honorer yang telah mengabdi pada Pemerintah
Daerah/Pemerintah Pusat secara terus menerus, persyaratannya mengacu pada
Peraturan Pemerintah yang berlaku.
|
|
|
|
3.
|
Mengajukan
surat lamaran yang ditulis dengan tangan sendiri dalam kertas bermaterai Rp.
6.000,- (sesuai dengan ketentuan) dan ditujukan kepada Pejabat Pembina
Kepegawaian dengan melampirkan :
|
|
|
|
|
a.
|
Sehat
jasmani dan rohani serta tidak mengkonsumsi/menggunakan narkotika,
psikotropika, precursor dan zat adiktif lainnya yang dibuktikan dengan surat
asli Surat Keterangan Kesehatan dari dokter Pemerintah;
|
|
|
|
b.
|
Berkelakuan
baik yang dibuktikan dengan asli Surat Keterangan Kelakuan Baik dari
Kepolisian setempat;
|
|
|
|
c.
|
Tingkat
pendidikan sesuai dengan yang dipersyaratkan yang dibuktikan dengan fotocopy
ijazah terakhir yang telah disahkan oleh Pejabat yang berwenang;
|
|
|
|
d.
|
Telah
terdaftar sebagai pencari kerja yang dibuktikan dengan Kartu tanda pencari
kerja dari Departemen/Dinas Tenaga Kerja setempat;
|
|
|
|
e.
|
Identitas
diri yang dibuktikan dengan pasfoto hitam putih ukuran 3 x 4 sebanyak 5
lembar;
|
|
|
|
f.
|
Melampirkan
daftar riwayat hidup sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
|
|
|
|
g.
|
Melampirkan
surat pernyataan tentang :
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
h.
|
Bagi
yang telah mempunyai pengalaman bekerja melampirkan fotocopy sah surat
pengalaman kerja. Khusus bagi tenaga honorer harus melampirkan fotocopy Surat
Keputusan pengangkatan sebagai tenaga honorer yang disyahkan oleh Pejabat
yang berwenang dan surat keterangan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan
masih melaksanakan tugasnya pada Instansi Pemerintah serta melampirkan bukti
penerimaan gaji dan daftar hadir selama 2 tahun terakhir pada Instansi dimana
yang bersangkutan melaksanakan tugas;
|
|
|
|
i.
|
Syarat
lain yang ditentukan dalam persyaratan jabatan
|
|
B.
|
Pelamar
yang memenuhi syarat administrative akan mengikuti ujian penyaringan yang
diselenggarakan panitia penyelenggara yang dibentuk oleh Pejabat Pembina
Kepegawaian.
|
||
|
C.
|
Pelamar
yang dinyatakan lulus ujian penyaringan akan diusulkan ke BKN untuk
mendapatkan persetujuan penetapan NIP.
|
||
C. Cara Penanganan Dokumen Administrasi
Kepegawaian
Penanganan dokumen administrasi
kepegawaian dapat dilakukan dengan cara, sebagai berikut :
1) Menghimpun : Menghimpun adalah kegiatan
mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang diperlukan untuk
keperluan tertentu yang sebelumnya masih belum diklasifikasikan
penghimpunannya.
2) Mencatat : mencatat adalah kegiatan
membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap
penting, dengan tujuan agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3) Mengolah : mengolah yakni mencakup macam -
macam kegiatan yang dilakukan dengan cara mengolah berbagai keterangan yang ada
dengan tujuan untuk menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.
4) Menggandakan : menggandakan adalah kegiatan
memperbanyak dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu sesuai yang
diinginkan.
5) Mengirim : mengirim merupakan bentuk
kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan
perantara.
6) Menyimpan : menyimpan adalah kegiatan
menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu, dengan tujuan agar
dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat nanti
ketika diperlukan.
D. Pemeliharaan
Dokumen Administrasi Kepegawaian
Sedangkan untuk memelihara dokumen
pada administrasi kepegawaian, dapat dilakukan dengan beberapa cara, tergantung
pada bentuk dokumen yang dikelola. Bentuk dokumen tersebut dapat berupa data
fisik maupun data digita.
Data Fisik
Untuk penyimpanan dokumen berupa
fisik artinya penyimpanan dokumen atau file tersebut berupa kertas, surat,
gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut
sebagai bentuk arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang
telah ditentukan dengan diberi label tertentu.
Data Digital
Pada penyimpanan dokumen berupa data
digital, hal ini merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data komputer
atau hasil scanning dari file data fisik.
Terdapat beberapa kelebihan dari
penyimpanan dengan sistem data digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih
data digital sebagai pilihan. Kelebihan penyimpanan sistem data digital yakni :
1)
Sistem data digital memberikan
kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi
yang dibutuhkan. Kemudahan sistem data digital ini karena sebagian proses
pengolahan data dapat dilakukan oleh sistem komputer.
2)
Ruang tempat penyimpanan data
digital tidak membutuhkan banyak tempat. Ini karena data digital dapat disimpan
pada hardisk, Removeable, dan juga dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan
data konvensional yang bila semakin ditambah datanya maka akan memerlukan
banyak tempat penyimpanan.
3)
Data digital mudah dilakukan back-up
file, karena back-up file dapat dilakukan pada setiap saat sesuai kebutuhan.
Apabila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan
dapat dipergunakan kembali. Sedangkan jika pada data konvensional, apabila
dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4)
Data digital juga mudah untuk
dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada proses manejemen data digital
sebagian proses dilakukan oleh sistem.
5)
Sistem data
digital akan memberikan kemudahan akses terhadap data. Penggunaannya sangat
fleksible dan distribusi data digital juga lebih mudah ketika diperlukan.
